Liebe Leser*innen,

nachdem es zuletzt um die Telefonsprechzeit ging, kommen wir jetzt zu dem Thema Terminvereinbarungen. Wir möchten Sie gerne transparent informieren, weshalb manche Abläufe so sind wie sie sind.

In unserer Praxis findet, als Schwerpunkt neben der Verhaltenstherapie, neuropsychologische Testdiagnostik statt. Bei der telefonischen Sprechzeit versuchen wir bereits zu erfassen, ob jemand für eine Therapie oder Diagnostik ein Erstgespräch wünscht. Oder ob bereits eine Verdachtsdiagnose besteht, bestimmte Diagnosen bereits ausgeschlossen wurden oder für bereits gesicherte Diagnosen eine Therapie gesucht wird. Um möglichst gut einen Diagnostik-Prozess planen zu können, spielen wir ein bisschen planerisches Zeit-Tetris im Vorfeld (um es bildlich auszudrücken). Dies ist auch der Hauptgrund, weshalb wir Termine telefonisch vergeben (in Einzelfällen sind aus medizinischen Gründen Abweichungen möglich). Je nach Umfang, Alter der Kinder, Jugendlichen und jungen Erwachsenen gestaltet sich teilweise auch der weitere Ablauf. Wie bei der zeitlichen Planung der Telefonsprechzeit gilt auch hier: Wir sind uns der Problematik bewusst, dass Termine (Erstgespräche und Intelligenzdiagnostik sowie Teile der Autismus-Diagnostik) im Vormittagsbereich für viele Familien schwierig umzusetzen sind. Allerdings ist es ebenfalls schwierig, eine ganze Therapie im Vormittagsbereich durchzuführen, denn dann müssten Kinder und Jugendliche (oder junge Erwachsene bis 21 Jahre, die schon in Vollzeit arbeiten), wöchentlich oder 14-tägig bei ihrer Hauptbeschäftigung „ausfallen“. Dies ist aber als Schulkind, Auszubildende*r oder Student*in nicht zu bewältigen. Einzeltermine hingegen sind da zwar ebenfalls schwierig, jedoch fairer in der Gesamtbetrachtung. Hinzu kommt, dass bei neuropsychologischer Testdiagnostik auch Aufmerksamkeit und Konzentration eine Rolle spielen. Nach einem langen Schultag oder einem üppigen Mittagessen gestalten sich Tests anders als am Vormittag um 10 Uhr.

Da es bei Kliniken, MVZs und Sozialpädiatrischen Zentren teilweise geschlossene Wartelisten oder eine Wartezeit von 2-3 Jahren gibt, sind wir froh, dass wir in der Lage sind weiterhin Termine für Erstgespräche und Diagnostik anbieten zu können. Dies ist möglich, weil wir versuchen, unsere Termine auch wirklich durchzuführen. Bei Absagen sind wir bemüht, sofort zu klären, ob jemand vorgezogen werden kann, um jede entstandene Lücke sofort zu füllen (wir führen eine Telefonliste für alle die, die gerne angerufen werden möchten, um bei einer Absage vorgezogen werden zu können). Außerdem arbeiten wir seit geraumer Zeit mit verbindlichen Terminvereinbarungen. Diese versenden wir nach der Anmeldung und benötigen diese im Vorfeld ausgefüllt und unterschrieben zurück. Selbstverständlich kann ein Termin im Vorfeld auch abgesagt oder verschoben werden – bis 24 Stunden vor dem Termin. Aus Krankheitsgründen kann ein Termin auch innerhalb der 24 Stunden abgesagt werden. Wir bitten allerdings darum, in Krankheitsfällen so früh wie möglich abzusagen, damit wir den Termin noch vergeben können. Wir behalten uns auch vor, in diesen Fällen einen Nachweis (ärztliche Krankmeldung) zu erbitten. Sollte ein Termin nicht wahrgenommen werden ohne Absage oder erst kurz vor dem Termin (außer in Krankheitsfällen), müssen wir den Ausfall leider in Rechnung stellen. Auch an dieser Stelle möchten wir an die Fairness appellieren: Leider gibt es nicht ausreichend Plätze für Therapien im Kinder- und Jugendbereich und noch weniger Plätze für Diagnostik. Es gibt Familien, die sehr dringend auf ein Erstgespräch angewiesen sind und wenn es viele Ausfälle gibt, dann müssen alle noch länger warten.

Wir hoffen Ihnen mit dem zweiten Blogbeitrag über unsere Abläufe einen Einblick gegeben zu haben, der Ihnen Transparenz bezüglich unserer Überlegungen gibt.

Herzliche Grüße

Hardi Schlie               Roma Mukherjee

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Liebe Leser*innen,

heute möchten wir gerne damit beginnen, ein wenig Transparenz in Bezug auf unsere Abläufe (Telefonische Sprechzeit, Anfragen, Terminvereinbarungen, Befundberichte etc.) zu schaffen. Einige Abläufe sind vielleicht für Sie schwer nachzuvollziehen, mit einer Erklärung über das „Wieso, weshalb, warum“ deshalb besser zu verstehen.

Die gesetzlich festgelegte telefonische Sprechzeit von 200 Minuten (seit April 2017) mag auf den ersten Blick wenig (im Vergleich zu der Sprechzeit einer Hausarztpraxis) erscheinen, war aber in der Form ein Novum für Psychotherapeut*innen bei der Einführung. Im Gegensatz zu einer Hausarztpraxis arbeiten Psychotherapeut*innen in der Regel allein und ohne Angestellte, die Anrufe entgegennehmen und weitere Verwaltungstätigkeiten durchführen. Zeit, die für diese Tätigkeiten aufgewendet werden, finden also in der Regel außerhalb der Therapiezeiten statt. Aus diesem Grund war die Etablierung der wöchentlichen 200 Minuten telefonische Sprechzeit für einige Therapeut*innen eine logistische Herausforderung. Insbesondere wenn ein voller Kassensitz regelhaft ausgeübt wird. Eine sinnvolle Zeit zu finden, in der Personen anrufen können, bei gleichzeitiger Gewährleistung optimaler Verfügbarkeit für Therapien und Diagnostik, ist schwieriger als es auf den ersten Blick erscheinen mag. Im Bereich der Psychotherapie für Kinder und Jugendliche, mit einem Schwerpunkt auf neuropsychologischer Diagnostik, ist es eine Abwägung. Denn hier sind es in der Regel Eltern oder andere Bezugspersonen, die Anfragen haben oder Termine vereinbaren möchten. Vormittags arbeiten viele, nachmittags entweder auch oder es stehen andere Tätigkeiten, auch in Verantwortung für das Kind, im Mittelpunkt. Abends arbeiten ebenfalls einige Eltern, da sie tagsüber Kinder betreuen, sie bereiten das Abendessen zu oder verbringen Quality-Time mit der Familie oder sind mit der Einschlafbegleitung beschäftigt. Welche Zeit ist die richtige Zeit für die telefonische Sprechzeit? Insbesondere, wenn auch Wohngruppen, Lehrer*innen, Betreuer*innen und weitere Personen in der telefonischen Sprechzeit Fragen haben oder Termine vereinbaren möchten. Wir haben seit Juli 2020 die gleichen Sprechzeiten. Montags und dienstags von 10:00 Uhr bis 11:40 Uhr. In den Jahren davor, seit der Einführung, hatten wir andere Zeiten (aufgeteilt auf 3 Tage abends bzw. mittags). Tatsächlich haben sich die gleichbleibenden Zeiten bewährt. Sie sind ein Kompromiss aus den verschiedenen Bedürfnissen (Auswertung vieler Rückmeldungen) und eigener Erfahrungen. Da diese telefonische Sprechzeit, mit Ausnahme von Feiertagen und Urlaubszeiten, wöchentlich stattfindet, mit jeweils 100 Minuten pro Montag bzw. Dienstag zeitlich auch ausführliche Fragen und Anliegen berücksichtigen kann, halten wir dies für ein sinnhaftes Angebot. Jeweils hier und da 15 oder 30 Minuten sind wesentlich unübersichtlicher, verhindern die ausführliche Beantwortung von Fragen und verunmöglichen auch, dass wenn die Leitung belegt ist, erneut angerufen werden kann, denn dann ist meist die Sprechzeit bereits vorbei. Seit geraumer Zeit rufe ich auch alle Anrufer*innen, die in der Sprechzeit nicht durchgekommen sind, weil die Leitung belegt war, zurück sofern die Rufnummer auf dem Display erschien und es sich nicht um anonyme Anrufe gehandelt hat. Wir hoffen der Ablauf unserer telefonischen Sprechzeit ist mit diesen Einblicken etwas transparenter geworden für Sie. Wir werden bald weitere Abläufe von uns erläutern.

Viele Grüße und Ihnen eine gute Woche

Roma Mukherjee